آشنایی با بروکراسی اداری و هر آنچه لازم است درباره آن بدانید!
بروکراسی اداری چیست؟
بدون شک شما هم به آن دسته از افرادی تعلق دارید که بارها و بارها اصطلاح بروکراسی اداری را از زبان اطرافیان خود یا گوینده های رادیو و تلویزیون شنیده اید؛ بدون آن که بدانید بروکراسی اداری چیست و از چه موضوعی صحبت می کند! اهمیت آشنایی با بروکراسی اداری ما را بر آن داشت که در ادامه به بیان دقیق معنای این واژه و بررسی موضوعاتی که حول آن می چرخند، بپردازیم. اگر شما هم به آن دسته از افرادی تعلق دارید که مدت ها است سوال بروکراسی چیست، ذهنتان را به خود مشغول کرده است، تا پایان با ما همراه باشید!
بروکراسی چیست؟
شاید برایتان جالب باشد بدانید که اصطلاح فرانسوی Bureaucratie از یک بخش اصلی و پسوندی متصل به آن تشکیل شده است. بخش اصلی این اصطلاح، Bureau به معنای میز یا دفتر کار بوده و پسوند –cratie قرار گرفته در ادامه آن به معنای سالاری می باشد. بنابراین می توان نتیجه گرفت که این اصطلاح به معنای دیوان سالاری است. بروکراسی که بسیاری از ما تحت عنوان دیوان سالاری از آن یاد می کنیم، به یک سلسله مراتب از اقتدار و مسئولیت ها دلالت دارد. این سلسله مراتب توسط سازمان های رسمی در راستای دست یافتن به اهداف مشخص شده و هماهنگ کردن فعالیت ها و امور مورد استفاده قرار می گیرند. این واژه نخستین بار در سال 1745 میلادی توسط ونسان دورگورنه، اقتصاد دان فرانسوی مطرح شد.
نظریه بروکراسی
نظریه بروکراسی اداری که یکی از نظریه های مهم است، جزء رهیافت های سنتی مدیریت به شمار می آید. ماکس وبر یکی از جامعه شناسان روشنفکر آلمانی بود که در این زمینه به بیان نظریه های گوناگونی پرداخت. گفتنی است که نظریه های وبر اکثرا حالت توصیفی داشتند. توجه ویژه وبر بر این مطلب بود که چگونه می توان ساختار سازمان ها را به گونه ای مناسب طراحی نمود. شاید برایتان جالب باشد بدانید که نظریه های وبر و افکار بی نظیر وی، رشته های مدیریت و جامعه شناسی سازمان ها را به شدت تحت تاثیر قرار دادند.
بسیاری از افکار وبر از واکنش های وی نسبت به تلقی او از کاستی های سازمان های عصر خودش نشأت می گرفت. او به ویژه دولت وقت آلمان را به عنوان موضوع مطالعات خود در نظر گرفته بود. به عقیده وبر اقتدار یافتن افراد و قرارگیری آن ها در منصب های اصلی و حائز اهمیت ساختار اجتماعی آلمان به دلیل توانایی ها و شایستگی های آن ها نیست. بلکه ریشه در موقعیت اجتماعی خاص و وجهه و اعتبار آن ها دارد. وبر مدعی بود که همین امر موجب شده است که سازمان ها با تمام ظرفیت و توان خود کار نکنند. از همین رو لازم است شکل جدیدی از سازمان ها طراحی شده و بدین ترتیب مشکلات موجود پایان یابد.
در عمق تفکر وبر در راستای خلق سازمان های جدید برای حل مشکلات فوق الذکر، مفهوم بروکراسی اداری درک می شود. بروکراسی اداری بر شکل مطلوب و مناسبی از سازمان ها دلالت دارد که طراحی آن ها به طور منطقی صورت پذیرفته، بسیار کارآمد هستند، پیرو اصول منطق و نظم بوده و بر مبنای اختیار مشروع پایه گذاری شده اند.
آشنایی با مفهوم اقتدار و اختیار در نظریه وبر
به عقیده وبر اقتدار یا قدرت به معنای تحمیل زور توسط مافوق به افراد زیر دست و در نتیجه مجبور ساختن آن ها به اطاعت و فرمانبرداری بی چون و چرا می باشد. این در حالی است که اختیار به معنای دریافت دستورات مافوق و انجام آن ها با خاطری آسوده و به دور از زور و اجبار است.
به باور وبر سیستم هایی که عهده دار اداره امور یک سازمان هستند، بر اساس تفویض اختیارات عمل کرده و بدین ترتیب افرادی که مسئولیت ایفای یک نقش را بر عهده گرفته اند، موظف به انجام دستورات و فرامین موجود هستند.
وبر انواع سازمان های اجتماعی را پس از بررسی ها و مطالعات فراوان بر روی سازمان های گوناگون مشخص نموده و بر همین اساس زمینه اختیارات را در سه دسته طبقه بندی و معرفی کرده است. در ادامه هر یک از این دسته ها را به طور مختصر معرفی و بررسی خواهیم نمود.
طبقه بندی اختیارات در نظریه وبر
اختیارات فردی یا حکومت فرهی
این نوع حکومت بر پایه صفات شخصی رهبر و نیروی ویژه وی استوار می باشد. در چنین حکومتی رهبر به دلیل برخورداری از جذبه و ویژگی های متنوع موفق به کسب اختیارات مختلفی شده و بدین ترتیب به مرکز قدرت و فرماندهی تبدیل می شود. وبر این نوع حکومت را به عنوان حکومت اجتماعات اولیه تعیین می کند. کیفیت اختیارات در این نوع حکومت به خصوصیات شخصی رهبر بستگی دارد.
به اعتقاد وبر در این دسته از حکومت ها رهبر اغلب دارای خصوصیاتی همچون تقوا و پرهیزگاری ما فوق طبیعت بوده و به این ویژگی ها عمل کرده است. از جمله مهم ترین نمونه های این رهبران می توان به پیغمبران و رهبران سیاسی اشاره نمود. در صورتی که رهبر در این نوع حکومت رهبری خود را ادامه ندهد، اختیارات وی نیز از بین خواهند رفت.
اختیارات عرفی و حکومت نقلی
بنیان این دسته از حکومت ها عرف، عادت، سنت و آئین اجتماع مبنی بر مذهب و اصالت نقل است که پس از گذشت مدتی مورد استقبال همگان قرار گرفته و بدین ترتیب عملی می گردد. اگر فردی رهبری را بر اساس عرف و عادت از گذشتگان خود به ارث ببرد، در این صورت نقش رهبری وی نقشی به جز نقش شخصی یا فردی او است.
اختیارات قانونی یا حکومت عقلی
پایه گذاری این نوع حکومت ها بر مبنای مذهب، اصالت، عقل و منطق صورت می پذیرد. در حکومت عقلی مجموعه ای از احکام که از استنباطات منطقی و عقلی به دست آمده اند، به عنوان قانون در میان افراد جامعه رایج شده و مورد پذیرش قرار می گیرند. در واقع می توان گفت که این نوع اختیار همان اختیاری است که موفق به پایه ریزی سازمان بروکراسی اداری شده است.
ویژگی های بروکراسی اداری
وبر ویژگی های متعدد و متنوعی را برای بروکراسی اداری معرفی نمود. در ادامه هر یک از این ویژگی ها را به اختصار بررسی می کنیم.
تقسیم کار روشن
یکی از مهم ترین ویژگی های بروکراسی اداری تقسیم کار روشن است. در بروکراسی اداری تعریف مشاغل به خوبی صورت می پذیرد و کارکنان در انجام وظایف خود مهارت بالایی پیدا می کنند.
سلسله مراتب و اختیارات روشن
سلسله مراتب و اختیارات روشن یکی دیگر از ویژگی های حائز اهمیت بروکراسی اداری است. در بروکراسی اداری اختیارات و مسئولیت های هر منصبی به طور دقیق و روشن تعریف شده و هر فردی باید گزارش امور انجام شده را به مقام بالاتر ارائه بدهد.
قوانین و رویه های رسمی
وجود قوانین و رویه های رسمی از دیگر ویژگی های مهم بروکراسی اداری است. گفتنی است که دستورالعمل های مکتوب زمینه هدایت رفتارها و تصمیم ها را فراهم می سازند. با این کار سوابق تمامی پرونده ها به طور مکتوب نگهداری می شود.
برخورد غیر شخصی و ویژه
رعایت قواعد و دستورالعمل ها به صورت یکسان و بدون استثناء برای همه الزامی بوده و با هیچ یک از افراد به طور ویژه برخورد نمی شود.
مسیر ترقی مبتنی بر شایستگی
در بروکراسی اداری هر فردی با توجه به توانایی و عملکردی که دارد، مسیر ترقی را طی می کند. بنابراین مبنای انتخاب و ارتقای کارکنان توانایی های آن ها است.
بر اساس اعتقادات وبر یک سازمان دارای بروکراسی اداری بهترین و مناسب ترین عملکرد ممکن را از خود به نمایش گذاشته، منابع موجود را به صورت کاملا کاربردی به کار گرفته و در برخورد با کارکنان و مراجعین جانب انصاف و عدالت را در نظر گرفته و رعایت می کند. وبر بر این باور بود که یک سازمان دارای بروکراسی اداری از توانایی دستیابی به بالاترین سطح کارایی برخوردار می باشد. به عقیده او چنین سازمانی از نظر رعایت نظم، دقت عمل، ثبات و پایداری و معتمد بودن در مقایسه با سایر سازمان برتر و بهتر است.
با توجه به نظریه ها و سخنان وبر در رابطه با بروکراسی اداری می توان نتیجه گرفت که بروکراسی موجب افزایش قابلیت پیش بینی رفتار افراد و سازمان ها شده و موجبات برتری آن ها از نظر کارایی و قلمرو عملیات بر سایر انواع سازمان ها را فراهم می سازد.
از دیگر ویژگی های مهم بروکراسی اداری می توان به تقسیم کار وسیع، تمایز اموال سازمان و اموال شخصی، تمایز محل سکونت و محل کار، انحصاری نبودن پست ها و مقام های رسمی، استقرار نظام بایگانی منظم و استقرار نظام انضباط و نظارت یکنواخت اشاره نمود.
آشنایی با سازمان بروکراسی ایده آل از نظر وبر
وبر ایده آل بودن سازمان بروکراسی را تابع یک سری اصول و شرایط ضروری دانست که در ادامه آن ها را بررسی خواهیم کرد.
استخدام کارکنان متخصص بر اساس شایستگی، صلاحیت فنی و کاردانی آن ها
به عقیده وبر یکی از شرایط ضروری برای ایده آل بودن بروکراسی اداری این است که کارکنان حاضر در یک سازمان متخصص بوده و انتخاب آن ها بر اساس شایستگی ها، صلاحیت فنی و کاردانی آن ها صورت بپذیرد. بدین منظور لازم است که برای رسیدن به نقطه مطلوب با عزمی راسخ تلاش کرده و با شناخت دقیق ناکارآمدی ها، مشکل فعالیت کارکنان غیر اصلح در سازمان ها را رفع و افراد دارای صلاحیت را به انجام امور گُمارد.
رعایت اصول روابط رسمی در فرآیندهای اداری
سازمان بروکراسی ایده آل سازمانی است که کلیه وظایف واگذار شده در آن به دور از هرگونه طرفداری و دوستی و دشمنی، به شکل کاملا رسمی و به بهترین شکل ممکن انجام گردد. از آن جا که ضوابط و معیارهای سازمان های مذکور ریشه در عقل و منطق دارند، لازم و ضروری است که هر یک از کارکنان وظایف سازمانی خود را آنگونه که از پیش تعیین شده است، انجام داده و در این زمینه کوتاهی نکنند.
انجام فعالیت بر اساس سلسله مراتب اداری
بر اساس این اصل مهم لازم است اختیارات هر پست سازمانی با توجه به وظایف و مسئولیت های آن تعیین گردد. بدین ترتیب به هر فردی با توجه به پستی که دارد، اختیار لازم در راستای نظارت بر اعضای تحت سرپرستی داده می شود تا بدین ترتیب کارها به نحو احسنت پیش بروند.
به اعتقاد وبر در یک سازمان بروکراسی هر فرد باید یک شغل داشته باشد، نه بیشتر. او همچنین می گوید که هر مقام مافوق تعیین کننده شرایط انتخاب کارکنان و انتصاب آن ها در واحدهای گوناگون سازمانی است.
ویژگی های فوق الذکر دست به دست هم داده و زمینه ای را فراهم می سازند که اختیار افراد دارای پست سازمانی با توجه به مقررات موجود تعیین شده و بدین ترتیب اختیار مستبدانه نبوده و مشروعیت داشته باشد.
شاخص های کلیدی سازمان های دارای بروکراسی اداری
از نظر وبر سازمان های دارای بروکراسی اداری شاخص هایی دارند که عبارتند از:
مدیریت قوانین
یک بروکراسی اداری پیرو مجموعه ای از قوانین محکم و نامتناقض می باشد. این قوانین بر تمام فعالیت های سازمان نظارت دارند.
تقسیم کار
در یک سازمان دارای بروکراسی اداری اختیارات و مسئولیت ها به روشنی و بدون هیچ گونه ابهامی تعریف شده و به طور کاملا رسمی به تصویب رسیده اند. تقسیم کارها در این سازمان ها با توجه به مسئولیت ها و اختیارات کارکنان صورت می پذیرد.
ساختار سلسله مراتبی
مدیریت این دسته از سازمان ها توسط یک سلسله مراتب از اختیارات صورت پذیرفته و تابع زنجیره ای از فرمان های مشخص می باشد.
استخدام بر مبنای صلاحیت فنی
استخدام هر فرد در سازمان های دارای بروکراسی اداری بر اساس صلاحیت فنی وی صورت می پذیرد. فرد پس از استخدام نیز بر همین اساس در موقعیت مناسب مشغول به کار می شود.
مدیران و مقامات حقوق بگیر
مدیران و مقامات فعال در یک سازمان دارای بروکراسی اداری وظیفه کنترل واحد مدیریتی خاصی را بر عهده داشته و بر همین اساس حقوق و کارمزد مشخصی دارند.
پرونده های مکتوب
کلیه قوانین، تصمیم ها و فعالیت های انجام شده در سازمان های دارای بروکراسی اداری در پرونده هایی مکتوب شده و نگهداری می شوند.
مشاوره بروکراسی اداری و ضرورت آن
همان گونه که تا بدین جا متوجه شدید، اداره امور یک سازمان گسترده که از بخش های گوناگونی تشکیل شده است، امری پیچیده است که رفع به موقع مشکلات در آن بسیار دشوار است. از همین رو وبر بر آن شد که نظم یکنواختی را در این سازمان ها ایجاد نموده و بدین ترتیب اختیارات اعضای این سازمان ها را بر اساس اقتدار قانونی و منطقی مشخص نماید. این کار زمینه ساز شکل گیری مفهوم بروکراسی اداری و رواج قابل توجه آن در میان سازمان ها و کسب و کارهای مختلف امروزی شد.
بروکراسی اداری اگرچه ممکن است بحثی ساده و شیرین به نظر برسد، اما دارای پیچیدگی ها و زیر و بم های فراوانی است که ضرورت مشاوره بروکراسی را یادآور می شوند. اگر شما هم به آن دسته از افرادی تعلق دارید که می خواهید در این زمینه به تسلط کامل رسیده و بدین ترتیب کسب و کارتان را با یک موفقیت بزرگ رو به رو کنید، ما مشاوره بروکراسی اداری را به شما پیشنهاد می دهیم. توسل به تجربیات افراد موفق، رمز پیروزی شما
دیدگاهتان را بنویسید