بروکراسی چیست؟
دیوان‌سالاری یا بروکراسی (به فرانسوی: Bureaucratie) از دو بخش bureau به‌معنی میز و دفتر کار و پسوند cratie- به‌معنی ـ سالاری ساخته شده‌است. برابر فارسی آن «دیوان‌سالاری» است. به‌طور کلی، دیوان‌سالاری به‌معنی یک سیستم کارکرد عقلانی و قانونمند است.
واژهٔ بروکراسی (دیوان‌سالاری) برای نخستین بار توسط شخصی فرانسوی به‌نام ونسان دو گورنه (w:en:Vincent de Gournay) در سال ۱۷۴۵ استفاده شد. او واژهٔ bureau به‌معنای میز تحریر و دفتر یا اداره را با پسوند گونهٔ برگرفته از یونانیِ cracy- را آمیخت و واژهٔ «بروکراسی» را به‌معنای حکومت ادارات یا حکومت مقامات رسمی به‌کار برد. در قرن ۱۹ این واژه در آلمان متداول شد (شاید در ارتباط با تغییرات و اصلاحاتی که در دولت و ارتش پروس پس از شکست از ناپلئون به‌وجود آمده بود و نیز اهمیت نوشته‌های هگل دربارهٔ بروکراسی پروس).
نخستین بار، بروکراسی به عنوان یک پدیده اجتماعی و با توجه به کاربرد عملی آن، به‌وسیلهٔ ماکس وِبِر مورد استفاده قرار گرفت.وِبِر توجه خود را عمدتاً بر روی تأثیر سازمان‌های بوروکراتیک در ساختار سیاسی جامعه متمرکز کرد. او بیشتر به علت وجودیِ سازمان‌ها و نحوهٔ اِعمال قدرت نظر داشت.
وِبِر اصطلاح بروکراسی را در دو معنی به‌کار برد:
- مجموع مقامات اداری
- سازمان‌های بزرگ رسمی در جامعهٔ امروزی
وِبِر، قدرت را امکان تحمیل اراده انسان بر رفتار اشخاص دیگر تعریف می‌کند. البته قدرت به صورت عام و کلی آن مورد نظر وبر نیست، بلکه به نوع خاصی از روابط ناشی از قدرت که آن را سلطه یا استیلا می‌خواند، توجه دارد. منظور وبر از سلطه آن نوع رابطه قدرتی است که در آن فرمانروا، رئیس یا شخصی که اراده خود را بر دیگران تحمیل می‌کند، اعمال قدرت را حق خود دانسته و اطاعت از دستورها را وظیفه فرمانبردار مرئوس می‌داند. به عبارت دیگر، نوعی صلاحیت پذیرفته شده که به اعمال قدرت، هم از نظر رهبر و هم از نظر پیرو، مشروعیت می‌بخشد.
ویژگی‌های بروکراسی، به عنوان یک نظام سازنده، در سازمان‌های بزرگ اداری و خدماتی هنوز به روشنی شناخته نشده‌است. بسیاری از سازمان‌های بزرگ و پیچیده در جهان تنها بر اساس وجود یک سیستم بروکراسی انعطاف‌پذیر به‌طور اثر بخش و کارا اداره می‌شوند؛ بنابراین باید توجه داشت که بروکراسی به تقسیم کار، تدوین دستورالعمل‌ها، تهیه مقررات و رویه‌ها، تعیین شرح وظایف و حدود اختیارات می‌پردازد.
وِبِر، قدرت را امکان تحمیل اراده انسان بر رفتار اشخاص دیگر تعریف می‌کند. البته قدرت به صورت عام و کلی آن مورد نظر وبر نیست، بلکه به نوع خاصی از روابط ناشی از قدرت که آن را سلطه یا استیلا می‌خواند، توجه دارد. منظور وبر از سلطه آن نوع رابطه قدرتی است که در آن فرمانروا، رئیس یا شخصی که اراده خود را بر دیگران تحمیل می‌کند، اعمال قدرت را حق خود دانسته و اطاعت از دستورها را وظیفه فرمانبردار مرئوس می‌داند. به عبارت دیگر، نوعی صلاحیت پذیرفته شده که به اعمال قدرت، هم از نظر رهبر و هم از نظر پیرو، مشروعیت می‌بخشد.
بروکراسی، در بسیاری از کشورها (از جمله ایران و افغانستان) چنان بوده که آن را به عنوان فساد اداری یا کاغذبازی و رشوه‌گیری عنوان می‌کنند.
دیوان‌سالاری در مدیریت
ویژگی‌های بروکراسی، به عنوان یک نظام سازنده، در سازمان‌های بزرگ اداری و خدماتی هنوز به روشنی شناخته نشده‌است. بسیاری از سازمان‌های بزرگ و پیچیده در جهان تنها بر اساس وجود یک سیستم بوروکراسی انعطاف‌پذیر به‌طور اثر بخش و کارا اداره می‌شوند؛ بنابراین باید توجه داشت که بروکراسی به تقسیم کار، تدوین دستورالعمل‌ها، تهیه مقررات و رویه‌ها، تعیین شرح وظایف و حدود اختیارات می‌پردازد.
تاریخچه دیوان‌سالاری در مدیریت
در سال ۱۹۱۰ جامعه‌شناس شهیر آلمانی ماکس وبر موضوع بروکراسی را تشریح کرد. با توجه به شرایط اقتصادی-سیاسی و بی نظمی‌های اداری اوایل قرن بیستم و رویداد جنگ جهانی اول (۱۹۱۴–۱۹۱۸)به مطالعه سازمان‌های دولتی در اروپا پرداخت و چهارچوبی برای اداره صحیح و اثر بخش سازمان‌ها معرفی نمود.
مدل‌های بروکراسی
در بررسی‌های اخیر بروکراسی توجه پژوهندگان معطوف جنبه‌های بازدارنده و واکنش‌های اعضاء در سازمان‌های بزرگ شده‌است و این برخلاف نظرات وبر است که معتقد به قدرت تطابق و استفاده از مهارت‌های تخصصی در این سازمان هاست. در سازمان بوروکراتیک به دلیل استفاده از ضوابط از پیش تعیین شده مدرن، ناخواسته به انسان به عنوان یک ماشین نگریسته شده و به استفاده مداوم از نیروی ماشینی در آن منجر می‌شود.
هر سه مدل استفاده از نوعی سازمان یا رویه سازمان را برای کنترل فعالیت اعضاء به عنوان متغیر مستقل اساسی مورد پذیرش قرار می‌دهد. بر این اساس در زمینه مورد بررسی یک مدل ماشینی هدف قرار داده شده‌است که در اثر آن کنترل فعالیت اعضاء به وسیله رهبران سازمان صورت گرفته و به نتیجه قابل پیش‌بینی یا غیرقابل پیش‌بینی منجر می‌شود.
-
مدل مرتون (Merton Model)
در این مدل، بروکراسی به عنوان یک وسیله کنترل، سبب بدآموزی در اعضاء سازمان می‌شود. در اثر آن و در اثر تأکید بر رفتار قابل اعتماد و استفاده از تکنیک‌های مربوط در این مورد سه نتیجه حاصل خواهد شد:
از ارتباطات بین اعضاء تا حدود زیادی کاسته شده ارتباطات اداری و نقش‌ها جایگزین آن می‌شود.
مقررات سازمانی جزء شخصیت ذاتی اعضاء می‌شود.
در اثر وجود سلسله مراتب رسمی در تصمیم‌گیری انگیزه برای تحقق در جهت یافتن راه‌های بهتر و آفرینشگری از بین می‌رود.
در نتیجه عوامل فوق صعوبت در رفتار اعضاء افزایش یافته وبر میزان اعتماد به آن افزوده می‌شود، اما در عین حال اعمال و کردار اعضاء در پشت مقررات موضع دفاعی به خود گرفته موجبات اشکال در برخورد با ارباب رجوع را فراهم می‌آورد.
-
مدل سلزنیک (Selznik Model)
برخلاف مدل مرتون که در آن بر مقررات به عنوان عامل کنترل مورد تأکید قرار می‌گیرد. در مدل سلزنیک تفویض اختیار احتیاج به اعمال کنترل را برآورده می‌کند. در این‌جا نیز نشان داده می‌شود که چگونه در اثر استفاده از یک عامل غیرکنترلی (تفویض اختیار) می‌توان به نتایج ناخواسته دست یافت. تفویض اختیار مستلزم افزایش سطح آموزش در زمینه‌های تخصصی است. دراثر محدود شدن اعضاء در عمل به‌شمار محدودی از مشکلات، از یک سو تجربه آنان در زمینه‌های مربوط به آن افزوده شده و از سوی دیگر از فاصله‌ها و حاصل کار کاسته می‌شود. این وضع سبب می‌شود که شاخه شاخه شدن علایق و واحدی شدن امور در سازمان تقویت شده، تضاد بین هدف‌های فرعی واحدها افزوده شود. هدف‌های فرعی واحدها نسبت به هدف‌های سازمان از اولویت بیشتری از نظر اعضاء برخوردار شده و در یک دور تسلسل موجبات تفویض اختیار بیشتر را فراهم می‌آورد.
-
مدل گولدنر (Gouldner Model)
در این مدل مقررات کلی و غیر شخصی عادی تنظیم شده، رویه‌های کاری در سازمان محسوب وبر آن تأکید می‌شود که چگونه در اثر حفظ تعادل در سیستم‌های فرعی در سازمان، تعاون موجود در سیستم بزرگ آن مورد تهدید واقع خواهد شد. از جمله نتایج اجرای این مقررات کاهش آثار حاصله از سرپرستی مستقیم است که در اثر آن تمایل به رفع تکلیف در اعضاء گسترش یافته و به دلیل بروز اختلاف در هدف‌های سازمانی در نهایت به ایجاد تقاضا برای اعمال سرپرستی بیشتر و نظارت از نزدیک منجر می‌شود.